FAX送付状とは — なぜ必要なのか
FAX送付状（FAX送り状、FAXカバーシートとも呼ばれます）は、FAXを送信する際に本文の前に付ける表紙のような書類です。
メールが主流の時代でも、不動産、医療、行政、建設など多くの業界ではFAXが現役で使われています。送付状を付けるのは単なるマナーではなく、実務上の必要性があります。
送付状を付ける3つの理由
- 誤送信の防止: 宛先を明記することで、受け取った側が自分宛てかどうか確認できる
- 枚数の確認: 総ページ数を記載することで、受信漏れに気づける
- 用件の伝達: 本題の書類だけでは伝わらない背景情報や依頼事項を添えられる
送付状なしでFAXを送ると、「誰から」「何の目的で」送られたのか受信者がわからず、放置されたり廃棄されたりするリスクがあります。
FAX送付状の記載項目
必須項目
| 項目 | 内容 | 記載例 |
|---|---|---|
| タイトル | 「FAX送付状」または「FAX送り状」 | FAX送付状 |
| 送信日 | FAXを送信する日付 | 2026年3月22日 |
| 宛先 | 会社名・部署・担当者名 | ○○株式会社 営業部 山田様 |
| 宛先FAX番号 | 送信先のFAX番号 | FAX: 03-1234-5678 |
| 差出人 | 自分の会社名・氏名・連絡先 | △△株式会社 佐藤 TEL: 03-9876-5432 |
| 送信枚数 | 送付状を含む総ページ数 | 本状を含め全3枚 |
| 件名 | 送信する書類の内容 | 御見積書の送付について |
推奨項目
- 挨拶文: 簡単な時候の挨拶または定型文
- 本文: 送付する書類の説明や依頼事項
- 備考: 「ご不明な点がございましたらお電話ください」等
FAX送付状の書き方 — 文例
シンプルな送付状
FAX送付状
送信日: 2026年3月22日
【宛先】
○○株式会社
営業部 山田太郎 様
FAX: 03-1234-5678
【差出人】
△△株式会社
総務部 佐藤花子
TEL: 03-9876-5432
FAX: 03-9876-5433
送信枚数: 本状を含め全3枚
件名: 御見積書の送付について
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほど
よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
・御見積書 1通
以上急ぎの場合の送付状
急ぎの連絡の場合は、挨拶文を省略して用件を先に伝えるのもビジネスでは許容されます。
件名: 【至急】修正版図面の送付
お世話になっております。△△株式会社の佐藤です。
本日お電話にてお伝えしました修正版の図面をお送りいたします。
修正箇所は赤枠で囲んでおりますので、ご確認ください。
ご不明な点がございましたら、下記までご連絡ください。
TEL: 03-9876-5432（佐藤）送付状の挨拶文 — 季節別テンプレート
FAX送付状でも、ビジネスレターと同様に時候の挨拶を入れるとより丁寧な印象になります。ただし、FAXの場合は簡潔さが重要なので、短めの定型文で構いません。
季節を問わない定型文
- 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
- 「いつもお世話になっております。」
- 「平素より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。」
季節の挨拶（簡略版）
| 月 | 挨拶文 |
|---|---|
| 1月 | 新春の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます |
| 2月 | 立春の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます |
| 3月 | 春暖の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます |
| 4月 | 桜花の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます |
| 5-6月 | 初夏の候 / 梅雨の候 |
| 7-8月 | 盛夏の候 / 残暑の候 |
| 9-10月 | 初秋の候 / 秋涼の候 |
| 11-12月 | 晩秋の候 / 歳末の候 |
FAX送信時のマナー
送信前にすること
- 送信先FAX番号の確認: 番号間違いは情報漏洩につながる
- 原稿の確認: 裏表の向き、順番、漏れがないか
- 送付状の準備: 送付状を一番上にセット
- 事前連絡: 重要な書類の場合は、FAX送信前に電話で一報入れる
送信後にすること
- 送信レポートの確認: 正常送信されたかレポートで確認
- 電話で到着確認: 重要書類の場合は到着を電話で確認
- 送信レポートの保管: 「送った・送ってない」のトラブル防止
よくあるトラブル
- 文字がつぶれて読めない: 細かい文字や写真は解像度を上げて送信
- 白紙で届く: 原稿の表裏が逆にセットされている
- 1枚目しか届かない: 紙詰まりや通信エラー。送信レポートを確認
FAX送付状は不要な場合もある
以下のケースでは送付状を省略しても問題ありません。
- 社内FAX: 同じ会社内でのやり取り
- 日常的な定型送信: 毎日決まった書類を送る場合
- 相手から「送付状不要」と言われた場合
- 注文書のFAX返信: 注文書自体に宛先情報が含まれている場合
ただし、初めての取引先や重要な書類の場合は、必ず送付状を付けましょう。
テンプレートを活用する
毎回ゼロから送付状を作るのは非効率です。自社の情報があらかじめ入ったテンプレートを用意しておけば、宛先と用件を変えるだけで済みます。
kitly.me のFAX送付状作成ツール を使えば、ブラウザ上でFAX送付状を作成・印刷できます。差出人情報を保存しておけば、宛先と送信内容を入力するだけで完成します。
まとめ
FAX送付状は、FAX通信における「名刺」のようなものです。宛先・差出人・送信枚数・用件を明記することで、書類の確実な到達と円滑なコミュニケーションにつながります。
テンプレートを事前に準備しておき、FAX送信の度に迷わず対応できるようにしておきましょう。
Assistyでは、この記事で紹介した内容を実際に試せるFAX送付状テンプレートツールを無料で提供しています。ブラウザ上で完結し、データがサーバーに送信されることはありません。