送付状とは
送付状（添え状・カバーレター）は、書類やFAXを送る際に添える挨拶状です。「何を」「何枚」「なぜ」送るのかを伝え、受け取った相手が内容を把握しやすくする役割があります。
送付状が必要な場面
| 場面 | 送付状の形式 |
|---|---|
| FAXを送るとき | FAX送付状（カバーシート） |
| 郵送で書類を送るとき | 添え状（挨拶状） |
| メールに書類を添付するとき | メール本文が送付状の役割を果たす |
| 履歴書を送るとき | 送付状（添え状） |
送付状がないとどうなるか
- 「誰から」「何が」送られてきたのかわからない
- 書類の枚数が合っているか確認できない
- ビジネスマナーを知らないと思われる
送付状の基本構成
郵送用送付状の構成要素
| 要素 | 内容 | 記載位置 |
|---|---|---|
| 日付 | 送付日 | 右上 |
| 宛名 | 会社名・部署・氏名+敬称 | 左上（日付の下） |
| 差出人 | 自社名・部署・氏名・連絡先 | 右側 |
| タイトル | 「○○の送付について」 | 中央 |
| 頭語・結語 | 「拝啓〜敬具」 | 本文の前後 |
| 本文 | 挨拶+送付内容の説明 | 中央 |
| 記書き | 送付物の一覧 | 「記」〜「以上」 |
【テンプレート1】郵送用送付状（一般的）
2026年○月○日
株式会社△△
○○部 ○○課
佐藤 太郎 様
○○株式会社
○○部 ○○課
山田 太郎
TEL: 03-1234-5678
FAX: 03-1234-5679
○○書類の送付について
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び
申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、
厚く御礼申し上げます。
さて、下記の書類をお送りいたしますので、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
ご不明な点がございましたら、上記連絡先まで
お問い合わせください。
敬具
記
1. 御見積書 1通
2. 商品カタログ 1部
3. 会社案内パンフレット 1部
合計 3点
以上【テンプレート2】FAX送付状
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
FAX 送 付 状
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送信日: 2026年○月○日
【宛先】
会社名: 株式会社△△
部署名: ○○部
氏 名: 佐藤 様
FAX番号: 03-XXXX-XXXX
【差出人】
会社名: ○○株式会社
部署名: ○○部
氏 名: 山田 太郎
TEL: 03-1234-5678
FAX: 03-1234-5679
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
件名: ○○のお見積もりについて
送信枚数: 本状を含め全○枚
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
いつもお世話になっております。
先日ご依頼いただきました○○のお見積書を
FAXにてお送りいたします。
ご不明な点がございましたら、
上記連絡先までお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━
※本FAXが届かない場合、または全ページ
揃っていない場合は、お手数ですが
上記電話番号までご連絡ください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━【テンプレート3】履歴書送付用の添え状
2026年○月○日
株式会社△△
人事部 採用ご担当者 様
〒123-4567
東京都○○区○○1-2-3
山田 太郎
TEL: 090-XXXX-XXXX
Email: [email protected]
応募書類の送付について
拝啓 貴社ますますご繁栄のこととお慶び
申し上げます。
このたび、○○（求人媒体名）にて貴社の
○○職の求人を拝見し、応募させていただきたく
書類をお送りいたします。
前職では○○として○年間の経験を積み、
○○のスキルを培ってまいりました。
貴社の○○事業に強い関心を持っており、
これまでの経験を活かして貢献したいと
考えております。
ご検討のうえ、面接の機会をいただけますと
幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
1. 履歴書 1通
2. 職務経歴書 1通
合計 2点
以上【テンプレート4】請求書送付の添え状
2026年○月○日
株式会社△△
経理部 御中
○○株式会社
経理部
山田 太郎
TEL: 03-1234-5678
○月分ご請求書の送付について
拝啓 平素より格別のお引き立てを賜り、
厚く御礼申し上げます。
○月分のご請求書を同封いたしましたので、
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
お支払い期日は○月○日（○）となっております。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、上記連絡先まで
お問い合わせください。
敬具
記
1. ご請求書（○月分） 1通
請求金額: ¥○○○,○○○（税込）
お支払い期日: 2026年○月○日
以上【テンプレート5】メール添付時の送付文
メールで書類を送る場合は、メール本文が送付状の役割を果たします。
件名：○○書類のご送付
株式会社△△
○○部
佐藤 様
いつもお世話になっております。
○○株式会社の山田です。
先日ご依頼いただきました下記の書類を
添付にてお送りいたします。
【添付ファイル】
1. 御見積書_20260401.pdf（1ファイル）
2. 仕様書_v2.0.pdf（1ファイル）
ご確認のうえ、ご不明な点がございましたら
お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――
○○株式会社 営業部
山田 太郎
TEL: 03-1234-5678
――――――――――――――――送付状の書き方のポイント
挨拶文の使い分け
| 季節 | 時候の挨拶 |
|---|---|
| 1月 | 厳寒の候、○○ |
| 2月 | 立春の候、○○ |
| 3月 | 早春の候、○○ |
| 4月 | 春暖の候、○○ |
| 5月 | 新緑の候、○○ |
| 6月 | 梅雨の候、○○ |
| 7月 | 盛夏の候、○○ |
| 8月 | 残暑の候、○○ |
| 9月 | 初秋の候、○○ |
| 10月 | 秋冷の候、○○ |
| 11月 | 晩秋の候、○○ |
| 12月 | 師走の候、○○ |
ただし、ビジネスでは季節を問わず使える「時下ますますご清栄のこと〜」が最も汎用的です。
宛名の敬称ルール
| 宛先 | 敬称 | 例 |
|---|---|---|
| 個人宛 | 様 | 佐藤太郎 様 |
| 部署宛 | 御中 | 営業部 御中 |
| 担当者不明 | ご担当者 様 | 採用ご担当者 様 |
| 複数人宛 | 各位 | 関係者各位 |
よくある間違い
| 間違い | 正しい書き方 |
|---|---|
| ○○株式会社 御中 佐藤様 | 「御中」と「様」は併用しない。個人名があれば「様」のみ |
| 佐藤 殿 | ビジネスでは「様」が無難。「殿」は目上→目下の場合に使う |
| 佐藤社長 様 | 役職と「様」の併用は二重敬語。「佐藤社長」または「社長 佐藤様」 |
記書き（同封物リスト）のルール
「記」と「以上」の間に送付物を列記します。
書き方のルール
- 「記」は中央に書く
- 品名と数量を書く（「1通」「1部」「1枚」等）
- 必要に応じて合計数を記載
- 「以上」は右寄せで書く
数え方の使い分け
| 数え方 | 使う場面 |
|---|---|
| 通 | 手紙、書類、契約書 |
| 部 | カタログ、パンフレット、報告書 |
| 枚 | 写真、図面、1枚の書類 |
| 冊 | 書籍、ノート |
| 点 | 合計数を示す場合 |
送付状を出さなくてよい場面
以下の場合は送付状は不要（もしくは省略可能）です。
| 場面 | 理由 |
|---|---|
| 社内の書類回覧 | 回覧表で代替される |
| 事前にメールで連絡済みの郵送物 | メールが送付状の代わりになる |
| 返信用封筒での書類返送 | 相手が送ってきた封筒に返送する場合 |
| 定期的に送る書類（請求書等） | 簡易な送付状や付箋メモで代替可能 |
ただし、初めての相手や重要な書類を送る場合は、送付状を添えるのがビジネスマナーです。
まとめ
送付状を適切に作成するための3つのポイントです。
- 場面に合ったテンプレートを使う: FAX・郵送・メールで形式が異なる
- 送付物の一覧を明記する: 品名と数量を「記」〜「以上」で記載
- 宛名の敬称を正しく使う: 「様」「御中」「各位」の使い分けに注意
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