経費精算書とは
経費精算書は、業務上発生した費用を会社に請求するための書類です。従業員が立て替えた交通費・接待費・備品購入費などを、領収書とともに提出して精算するために使います。
経費精算の基本ルール
- 業務に関連する費用のみ が経費として認められる
- 領収書（レシート） が原則必要
- 会社の経費規程 に従った金額・科目で申請する
- 発生日から一定期間以内 に申請する（多くの企業は月末締め翌月申請）
経費精算書の記載項目
必須項目一覧
| 項目 | 内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 申請日 | 経費精算書を提出する日 | 2026年3月31日 |
| 申請者 | 申請する従業員の氏名・所属 | 営業部 山田太郎 |
| 精算期間 | 経費が発生した期間 | 2026年3月1日〜3月31日 |
| 費目（勘定科目） | 経費の種類 | 交通費、接待交際費、消耗品費 |
| 発生日 | 経費が発生した日付 | 2026年3月15日 |
| 内容・用途 | 何のための費用か | A社訪問のための電車代 |
| 金額 | 領収書の金額 | 1,320円 |
| 合計金額 | 申請する経費の合計 | 25,480円 |
| 承認欄 | 上長の承認印・サイン | （上長が記入） |
【テンプレート1】一般的な経費精算書
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経 費 精 算 書
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申請日: 2026年 月 日
申請者: ○○部 ○○ ○○
精算期間: 2026年 月 日 〜 2026年 月 日
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│ No. │ 日付 │ 費目 │ 内容・用途 │ 金額(税込) │
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│ 1 │ 3/5 │ 交通費 │ ○○駅→△△駅 │ 580円 │
│ │ │ │ A社訪問 │ │
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│ 2 │ 3/10 │ 接待 │ A社佐藤様と │ 8,500円 │
│ │ │ 交際費 │ 会食（○○亭） │ │
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│ 3 │ 3/15 │ 消耗品費 │ プリンター │ 3,280円 │
│ │ │ │ インク購入 │ │
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│ 4 │ 3/20 │ 交通費 │ ○○駅→□□駅 │ 920円 │
│ │ │ │ B社訪問 │ │
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│ 5 │ │ │ │ │
└────┴──────┴────────┴──────────┴────────┘
合計金額: ¥13,280
添付書類: 領収書 4枚
承認欄:
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│ 申請者 │ 課長 │ 部長 │
│ │ │ │
│ │ │ │
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備考:
【テンプレート2】交通費精算書（専用）
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交 通 費 精 算 書
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申請日: 2026年 月 日
申請者: ○○部 ○○ ○○
精算月: 2026年 月分
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│ No. │ 日付 │ 出発地 │ 目的地 │ 交通手段 │ 金額 │
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│ 1 │ 3/3 │ 新宿駅 │ 品川駅 │ JR │ 200円 │
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│ 2 │ 3/3 │ 品川駅 │ 新宿駅 │ JR │ 200円 │
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│ 3 │ 3/7 │ 新宿駅 │ 横浜駅 │ JR │ 480円 │
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│ 4 │ 3/7 │ 横浜駅 │ 新宿駅 │ JR │ 480円 │
├────┼──────┼────────┼────────┼──────┼────────┤
│ 5 │ 3/12 │ 自宅 │ 羽田空港 │ タクシー │ 4,500円 │
└────┴──────┴────────┴────────┴──────┴────────┘
合計金額: ¥5,860
備考:
・No.5は早朝のため公共交通機関が利用不可（始発前）
承認欄:
┌──────┬──────┬──────┐
│ 申請者 │ 課長 │ 部長 │
└──────┴──────┴──────┘【テンプレート3】出張精算書
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出 張 精 算 書
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申請日: 2026年 月 日
申請者: ○○部 ○○ ○○
出張先: 大阪府大阪市（株式会社△△ 本社）
出張期間: 2026年3月25日（水）〜 3月26日（木） 1泊2日
出張目的: △△社との新規案件打ち合わせ
【交通費】
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│ 内容 │ 金額 │
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│ 東京→新大阪（新幹線のぞみ指定席）│ 13,870円 │
│ 新大阪→東京（新幹線のぞみ指定席）│ 13,870円 │
│ 新大阪→△△社（地下鉄） │ 280円 │
│ △△社→ホテル（地下鉄） │ 230円 │
├──────────────────────┼────────┤
│ 交通費 小計 │ 28,250円 │
└──────────────────────┴────────┘
【宿泊費】
┌──────────────────────┬────────┐
│ 内容 │ 金額 │
├──────────────────────┼────────┤
│ ○○ホテル大阪（シングル1泊） │ 9,800円 │
├──────────────────────┼────────┤
│ 宿泊費 小計 │ 9,800円 │
└──────────────────────┴────────┘
【日当】
┌──────────────────────┬────────┐
│ 内容 │ 金額 │
├──────────────────────┼────────┤
│ 日当（1泊2日） ×2日 │ 4,000円 │
├──────────────────────┼────────┤
│ 日当 小計 │ 4,000円 │
└──────────────────────┴────────┘
合計金額: ¥42,050
仮払金額: ¥40,000
差額（追加支給）: ¥2,050
添付書類: 新幹線領収書2枚、ホテル領収書1枚
承認欄:
┌──────┬──────┬──────┐
│ 申請者 │ 課長 │ 部長 │
└──────┴──────┴──────┘費目（勘定科目）の分類ガイド
経費を正しい費目で申請することは、税務上も重要です。
よく使う費目一覧
| 費目 | 対象となる経費 | 具体例 |
|---|---|---|
| 交通費 | 業務上の移動にかかる費用 | 電車代、バス代、タクシー代 |
| 旅費交通費 | 出張に伴う交通費・宿泊費 | 新幹線代、航空券、ホテル代 |
| 接待交際費 | 取引先との会食・贈答 | 食事代、手土産、お中元 |
| 会議費 | 社内外の会議に伴う費用 | 会議室使用料、飲食代（1人5,000円以下） |
| 消耗品費 | 事務用品等の購入 | 文具、プリンターインク、USB |
| 通信費 | 通信に関する費用 | 切手代、レターパック、電話代 |
| 新聞図書費 | 書籍・新聞の購入 | ビジネス書、業界誌 |
接待交際費と会議費の境界線
| 区分 | 接待交際費 | 会議費 |
|---|---|---|
| 1人あたり金額 | 5,000円超 | 5,000円以下 |
| 目的 | 接待・もてなし | 打ち合わせ・商談 |
| 税務上の扱い | 損金算入に制限あり | 全額損金算入可能 |
経費精算をスムーズに進めるコツ
領収書の管理
- その日のうちに写真を撮る: スマホで領収書を撮影し、クラウドに保存
- 月別・費目別に分類: 封筒やファイルで整理
- 宛名を確認: 法人名で発行してもらう
申請時の注意点
- 金額の正確性: 領収書の金額と申請金額が一致しているか確認
- 用途の記載: 「誰と」「何のために」を明確に書く（特に接待費）
- 期限の遵守: 月末締めの場合、翌月5日までに申請するなど社内ルールを守る
- 領収書の添付漏れ: 全ての領収書が揃っているか最終チェック
領収書がない場合の対処法
| 状況 | 対処法 |
|---|---|
| 領収書を紛失した | 出金伝票を作成し、上長の承認を得る |
| 自販機・割り勘で領収書がない | 出金伝票に日付・金額・用途を記載 |
| クレジットカード明細しかない | カード明細のコピーを添付 |
| 電車・バス（ICカード利用） | 交通系ICカードの利用履歴を印刷 |
経費精算でよくあるNG事例
NG1: 私的な費用を混ぜる
業務と無関係な飲食代や買い物を経費に含めるのは不正です。税務調査で指摘されるリスクもあります。
NG2: 日付の改ざん
精算期限に間に合わせるために日付を変更するのは絶対にNGです。
NG3: 金額の水増し
タクシー代や飲食代を実際より多く申請する行為は、懲戒処分の対象になります。
NG4: 領収書の使い回し
一度精算した領収書を別の月で再利用するのは不正です。
フリーランス・個人事業主の経費管理
会社員とは異なり、フリーランスは自分で経費を管理し、確定申告で計上する必要があります。
フリーランスが計上できる主な経費
| 費目 | 対象 |
|---|---|
| 地代家賃 | 自宅兼事務所の家賃（按分） |
| 水道光熱費 | 電気代（按分） |
| 通信費 | インターネット・携帯電話代（按分） |
| 旅費交通費 | 打ち合わせの交通費 |
| 接待交際費 | クライアントとの会食 |
| 消耗品費 | パソコン周辺機器、文具 |
| 新聞図書費 | 業務関連の書籍 |
| 外注費 | 業務委託費用 |
まとめ
経費精算を正確かつスムーズに行うポイントは以下の3つです。
- テンプレートを使って記載漏れを防ぐ: 費目・日付・用途を正確に記入
- 領収書はその日のうちに管理する: 紛失・漏れを防止
- 社内規程を事前に確認する: 上限額・申請期限・承認フローを把握
Assistyの領収書テンプレートを使えば、ブラウザ上で領収書を簡単に作成・印刷できます。経費精算の際にぜひご活用ください。