領収書とは何か

領収書は「お金を受け取ったことを証明する書類」です。事業における経費精算、確定申告、税務調査の際に必要となる重要な書類です。

正しく作成されていない領収書は、税務上の経費として認められない可能性があります。この記事では、法的に有効な領収書の書き方を解説します。

領収書の必須記載項目

基本の5項目

領収書として成立するために、以下の5つの項目が必要です。

項目内容記載例
宛名支払った人（会社）の名前株式会社○○ 御中
日付金銭を受領した日2026年3月21日
金額受領した金額（税込）¥33,000-
但し書き何に対する支払いかお食事代として
発行者受領者の名前・住所○○商店 東京都渋谷区…

金額の記載ルール

金額の改ざんを防ぐため、以下のルールを守りましょう。

  • 金額の頭に「¥」または「金」をつける
  • 金額の末尾に「-」「※」「也」をつける
  • 3桁ごとにカンマを入れる
  • 正しい例: ¥33,000-　金 33,000円也
  • 間違い例: 33000円（頭も末尾も記号なし）

インボイス制度への対応

2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、領収書の記載事項が追加されました。

インボイス対応の領収書に必要な追加項目

基本の5項目に加えて、以下が必要です。

追加項目内容記載例
登録番号適格請求書発行事業者の登録番号T1234567890123
税率ごとの合計標準税率(10%)と軽減税率(8%)を分けて記載10%対象 ¥30,000 / 8%対象 ¥3,000
税率ごとの消費税額それぞれの税額10%消費税 ¥3,000 / 8%消費税 ¥240

免税事業者の場合

インボイス登録をしていない免税事業者は、登録番号を記載できません。取引先が仕入税額控除を受けられない点を理解しておきましょう。ただし、経過措置として2029年9月までは一定割合の控除が認められています。

領収書作成ツールを使えば、インボイス対応の領収書をフォーマットに沿って簡単に作成できます。

収入印紙のルール

領収書に記載された金額が5万円以上の場合、収入印紙を貼る必要があります。

収入印紙の金額一覧

記載金額印紙税額
5万円未満非課税（印紙不要）
5万円以上 100万円以下200円
100万円超 200万円以下400円
200万円超 300万円以下600円
300万円超 500万円以下1,000円
500万円超 1,000万円以下2,000円

印紙が不要なケース

  • 記載金額が5万円未満の場合
  • 電子的に発行した領収書（PDFやメール）
  • クレジットカード払いの場合（「クレジットカード利用」と明記が必要）
  • 営業に関しない受取書（個人間取引など）

重要: 電子発行（PDF）の領収書には収入印紙が不要です。紙で発行すると印紙代がかかるため、PDF発行に切り替えるだけでコスト削減になります。

但し書きの正しい書き方

「但し書き」は税務上、非常に重要です。「お品代として」のような曖昧な表現は避けましょう。

良い但し書きの例

業種・場面但し書き例
飲食店お食事代として
文具購入事務用品代として
タクシー交通費として（○○→△△）
セミナーセミナー受講料として
コンサルティングコンサルティング料として（2026年3月分）
Webサイト制作Webサイト制作費として

避けるべき但し書き

  • 「お品代として」: 何を購入したか不明で、経費として否認されるリスク
  • 「上様」: 宛名が不明確。税務調査で指摘される可能性
  • 空欄: 領収書としての効力が弱まる

電子領収書（PDF）の発行

近年は電子的な領収書の発行が一般的になっています。

電子領収書のメリット

  • 収入印紙が不要: コスト削減になる
  • 保管が簡単: 紙の管理が不要
  • 検索可能: デジタルデータなので検索しやすい
  • 送付が楽: メールやチャットで送れる

電子帳簿保存法への対応

2024年1月から、電子取引データの電子保存が義務化されました。電子領収書を受け取った側は、紙に印刷するのではなく電子データのまま保存する必要があります。

保存要件:

  • タイムスタンプの付与（または訂正・削除の履歴が残るシステムで保管）
  • 検索機能の確保（日付・金額・取引先で検索可能に）

フリーランスが知っておくべきポイント

領収書をもらう側として

  • 経費にするすべての支出で領収書を受け取る
  • レシートでも可: 記載内容が領収書の要件を満たしていればレシートでも経費精算に使える
  • 保存期間は7年間（法人は原則7年、個人事業主は5年～7年）

領収書を発行する側として

  • 取引先から求められたら発行する義務がある
  • インボイス登録をしている場合は、登録番号を必ず記載
  • 控えを保管し、連番で管理すると税務調査で信頼される

まとめ

領収書を正しく作成するためのチェックリストです。

  • 5つの必須項目（宛名・日付・金額・但し書き・発行者）を漏れなく記載
  • インボイス対応: 登録番号と税率ごとの消費税額を追加
  • 5万円以上は収入印紙が必要（電子発行なら不要）
  • 但し書きは具体的に（「お品代」はNG）
  • 保存期間は7年間

領収書作成ツールを使えば、テンプレートに沿って入力するだけで法的に有効な領収書を作成できます。フリーランスや個人事業主の方はぜひ活用してください。

この記事の内容はAssistyの領収書作成で実際にお試しいただけます。